Verwerkersovereenkomst
Versie 1.0 · 2026-09-10

Afspraken wanneer Axentrio persoonsgegevens verwerkt in opdracht van jouw onderneming.

1. Partijen, toepassing en duur
Deze overeenkomst geldt tussen de zakelijke klant die het Axentrio-aanbod aanvaardt, als verwerkingsverantwoordelijke, en Achraf Lamrani Makhloufi CommV, handelend als Axentrio, Passtraat 248/B, 9100 Sint-Niklaas, België, btw BE0789355217, als verwerker. Zij wordt onderdeel van de dienstverlening wanneer zij samen met het aanbod wordt overeengekomen. Publicatie alleen vervangt geen eerdere overeenkomst.

De verwerking duurt zolang Axentrio voor de klant de betreffende dienst uitvoert en daarna alleen voor de noodzakelijke teruggave, verwijdering of wettelijke verplichtingen. Voor eigen facturatie, zakelijke accountadministratie en eigen wettelijke doeleinden kan Axentrio zelfstandig verantwoordelijk zijn; daarop is de privacyverklaring van toepassing.

2. Onderwerp, aard en betrokkenen
Het onderwerp is de uitvoering van digitale klantassistentie: berichten ontvangen, opslaan, begrijpen en beantwoorden, context en leads vastleggen, menselijke overname ondersteunen, afspraken verwerken en inzichten opstellen volgens de gekozen formule en instructies. Daarvoor kunnen gegevens worden ingezien, georganiseerd, doorgegeven aan ingeschakelde verwerkers, geëxporteerd en verwijderd.

Betrokkenen zijn bezoekers, prospects, klanten en contactpersonen van de klant en gebruikers van de klantworkspace. De gegevens kunnen bestaan uit namen, contact- en adresgegevens, kanaal- en sessie-identificatie, berichtinhoud, aangeleverde bestanden, tijdstippen, notities, dienstvragen, afspraakgegevens en bijbehorende metadata. De feitelijke omvang wordt bepaald door de gebruikte functies en de gegevens die de klant laat verwerken.

Bijzondere categorieën en strafrechtelijke persoonsgegevens vallen niet zonder passende afzonderlijke instructies, wettelijke grondslag en beveiligingsafspraken onder de gewone dienstverlening. De klant beperkt de ingevoerde gegevens tot wat nodig is.

3. Gedocumenteerde instructies
Axentrio verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op gedocumenteerde instructie van de klant, waaronder de overeengekomen dienst, ingestelde kanalen, agenda, kennisbank, instructies en toegestane supportverzoeken. Dit geldt ook voor doorgiften buiten de EER. Verplicht de wet Axentrio tot andere verwerking, dan meldt Axentrio dat vooraf, tenzij de wet dit om zwaarwegende redenen verbiedt.

Lijkt een instructie strijdig met het gegevensbeschermingsrecht, dan meldt Axentrio dit onmiddellijk aan de klant en zoekt het een rechtmatige oplossing. Axentrio gebruikt klantgesprekken en klantgegevens niet voor eigen training of verdere training van AI-modellen en verkoopt de opdrachtgegevens niet voor eigen doeleinden.

De klant bepaalt de doelen en rechtsgrond, verstrekt juiste informatie aan betrokkenen en zorgt dat de instructies en gegevensverstrekking rechtmatig zijn. Axentrio houdt zijn eigen verplichtingen als verwerker.

4. Vertrouwelijkheid en beveiliging
Axentrio zorgt dat personen die onder zijn gezag gegevens mogen verwerken tot vertrouwelijkheid zijn verplicht of onder een passende wettelijke geheimhoudingsplicht vallen. Toegang wordt beperkt tot wat de taak vereist en ingetrokken wanneer zij niet meer nodig is.

De partijen treffen passende technische en organisatorische maatregelen in verhouding tot de aard, omvang, context, doelen en risico’s. Daaronder vallen toegangsbeheer, beveiligde verbindingen, herstelvoorzieningen, incidentafhandeling en beoordeling van de maatregelen. Een maatregel is geen belofte van absolute veiligheid.

De bevestigde inrichting omvat hosting van applicatie, database en databaseback-ups bij Hetzner in Duitsland, verplichte tweestapsverificatie voor superadminaccounts, logregistratie van superadmininzage en wijzigingen, technische herstelback-ups en ingestelde bewaartermijnen. Superadmins en rechtstreekse technische ondersteuning werken vanuit België. Deze opsomming verklaart niet dat alle afzonderlijke externe diensten uitsluitend in Duitsland werken.

5. Ingeschakelde diensten en subverwerkers
De klant verleent algemene schriftelijke toestemming voor subverwerkers die nodig zijn voor de overeengekomen dienst, met de informatie- en bezwaarmogelijkheden hieronder. De huidige functionele lijst omvat Hetzner voor hosting en back-ups, OpenAI voor AI-verwerking en Resend voor boekingsmails. Clerk ondersteunt accountmails en Combell de supportmailboxen; hun rol hangt af van de concrete gegevensverwerking.

Meta, Google en Microsoft verzorgen de rechtstreeks door de klant gekozen kanaal- en agendakoppelingen. Zij kunnen voor hun eigen diensten zelfstandig verantwoordelijke zijn. Het inschakelen van een kanaal geeft geen algemene toestemming voor onbeperkte verstrekking aan alle aanbieders. ChatGPT Sites host de afzonderlijke marketingwebsite; dat is niet de hosting van de klantdatabase.

Axentrio stelt de relevante identiteit, rol en verwerkingslocatie van ingeschakelde subverwerkers ter beschikking. Voor een voorgenomen toevoeging of vervanging informeert Axentrio de klant vooraf, zodat deze op redelijke gegevensbeschermingsgronden bezwaar kan maken voordat de wijziging ingaat. De partijen zoeken een geschikte oplossing; lukt die niet, dan gelden de passende mogelijkheden voor beëindiging van de betrokken dienst zonder de wettelijke rechten van de klant te beperken.

Axentrio legt een subverwerker gelijkwaardige gegevensbeschermingsverplichtingen op en blijft tegenover de klant verantwoordelijk voor diens nakoming van die verplichtingen. De feitelijke toegang van externe technische ondersteuners moet eveneens passend worden geregeld; een leverancier staat niet buiten deze verplichtingen omdat zijn werk technisch van aard is.

6. Doorgiften en OpenAI
Voor doorgiften buiten de EER zorgt Axentrio voor een geldige instructie en de vereiste waarborgen onder hoofdstuk V AVG, zoals een toepasselijk adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen met noodzakelijke aanvullende maatregelen. Een algemene verwijzing naar een leverancier vervangt die beoordeling niet. De klant kan relevante informatie en bewijs van de waarborgen opvragen.

Axentrio gebruikt rechtstreeks de OpenAI API en heeft goedgekeurde actieve Zero Data Retention voor het project. Er is geen specifieke OpenAI-gegevensregio ingesteld. De functiegebonden grenzen en uitzonderingen uit de OpenAI-documentatie blijven relevant. De dienst mag niet als universele garantie van nul opslag of uitsluitend Europese verwerking worden voorgesteld.

7. Rechten van betrokkenen en ondersteuning
Rekening houdend met de aard van de verwerking helpt Axentrio de klant met passende maatregelen om verzoeken van betrokkenen te behandelen. Een rechtstreeks ontvangen verzoek over gegevens waarvoor de klant verantwoordelijk is, wordt zonder onnodige vertraging aan de klant doorgegeven, tenzij de wet anders vereist. Axentrio handelt inhoudelijk volgens de instructie van de klant en verstrekt geen gegevens zonder passende controle.

Supportverzoeken over export en verwijdering worden momenteel handmatig via support@axentrio.com behandeld. Bij een accountverzoek vragen we vooraf bevestiging via het gekoppelde e-mailadres en controleren we de relevante bevoegdheid. Deze controle mag de uitoefening van wettelijke rechten niet onnodig belemmeren.

Handmatige exporthulp is gratis. De afhandeltijd hangt af van vraag en volume, met behoud van de toepasselijke wettelijke termijnen. Axentrio helpt tevens bij beveiligingsverplichtingen, gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en voorafgaande raadpleging, rekening houdend met de aard van de verwerking en de beschikbare informatie.

8. Persoonsgegevensincidenten
Axentrio meldt een inbreuk in verband met opdrachtgegevens zonder onredelijke vertraging aan de klant nadat het er kennis van heeft gekregen. De melding bevat, voor zover beschikbaar, de aard van het incident, betrokken gegevens en personen, mogelijke gevolgen, genomen of voorgestelde maatregelen en een contactpunt. Ontbrekende informatie kan gefaseerd volgen zonder onnodige vertraging.

Axentrio beperkt gevolgen, bewaart noodzakelijk onderzoeksmateriaal zorgvuldig en ondersteunt de klant bij diens beoordeling en eventuele meldingen aan toezichthouder of betrokkenen. De wettelijke meldingstermijn van de verantwoordelijke wordt niet vervangen door een door Axentrio te kiezen wachttijd. Externe communicatie wordt afgestemd voor zover de wet dat toelaat.

9. Informatie en controle
Axentrio stelt de informatie beschikbaar die nodig is om nakoming van deze overeenkomst aan te tonen en staat audits, waaronder inspecties door de klant of een gemandateerde auditor, toe en ondersteunt deze. Een passende aanpak beschermt andere klanten, beveiligingsgegevens en vertrouwelijke informatie, maar mag de wettelijke controlemogelijkheid niet uitsluiten.

De partijen stemmen de praktische uitvoering redelijk af op het risico, de aanleiding en bestaande relevante documentatie. Bevoegdheden van toezichthouders worden hierdoor niet beperkt.

10. Teruggave, verwijdering en bewaring
Na het einde van de verwerking geeft Axentrio, naar keuze van de klant, de opdrachtgegevens terug of wist deze, en wist bestaande kopieën, tenzij toepasselijk recht bewaring vereist. De wettelijke regels voor overstappen en ophalen van gegevens blijven gelden. Het exportregister in de algemene voorwaarden beschrijft de bestaande .txt-, CSV- en Excel-exports en de route voor aanvullende accountgegevens; het is geen beperking tot alleen die standaardknoppen.

Reguliere termijnen: gesprekken twaalf maanden vanaf het laatste bericht; prospects zonder relatie twaalf maanden zonder echte interactie; afgeronde afspraken twaalf maanden vanaf de afspraakdatum en geannuleerde afspraken twaalf maanden vanaf annulering. Een automatisch bericht van de onderneming herstart geen prospecttermijn. Noodzakelijke gegevens voor een lopende offerte, relatie, bestelling of garantie worden alleen zolang dat doel bestaat bewaard en daarna beoordeeld.

Herstelback-ups blijven maximaal dertig dagen vanaf aanmaak bestaan. Gegevens die daar nog in staan na verwijdering uit de actieve omgeving worden niet voor gewone dienstverlening hergebruikt; bij herstel moet de verwijderingsinstructie opnieuw worden toegepast. Superadminlogboeken volgen twaalf maanden per handeling. Alleen noodzakelijk bewijs voor een concreet incident, geschil of wettelijke plicht wordt afzonderlijk bewaard, met beperkte toegang en herbeoordeling.

Het wissen van operationele platformgegevens annuleert geen reeds geboekte toekomstige afspraken in de externe agenda van de klant. De geplande zelfbedieningsfunctie met dertig dagen wachttijd is nog in ontwikkeling en beperkt deze verwerkersverplichtingen niet.

11. Voorrang en contact
Bij strijdigheid over verwerking van persoonsgegevens gaat deze overeenkomst voor op algemene commerciële voorwaarden, met behoud van toepasselijk recht en geldige doorgiftebepalingen. Een beperking van commerciële functionaliteit of een gratis account heft wettelijke rechten en deze verplichtingen niet op. Voor gegevenshulp: support@axentrio.com. Voor privacyvragen aan Axentrio: info@axentrio.com.

Bijbehorende afspraken
Algemene voorwaarden: https://axentrio.lamrani-ente-8476.chatgpt.site/algemene-voorwaarden/
Abonnementsvoorwaarden: https://axentrio.lamrani-ente-8476.chatgpt.site/abonnementsvoorwaarden/
Privacyverklaring: https://axentrio.lamrani-ente-8476.chatgpt.site/privacy/
Cookies en browseropslag: https://axentrio.lamrani-ente-8476.chatgpt.site/cookies/

Bronnen en leveranciersinformatie
EDPB: verantwoordelijke en verwerker: https://www.edpb.europa.eu/sme/learn-the-basics/data-controller-or-data-processor_en