1. Parties, application et durée
Cet accord s’applique entre le client professionnel qui accepte l’offre Axentrio, en qualité de responsable du traitement, et Achraf Lamrani Makhloufi CommV, opérant sous le nom Axentrio, Passtraat 248/B, 9100 Sint-Niklaas, Belgique, TVA BE0789355217, en qualité de sous-traitant. Il fait partie du service lorsqu’il est convenu avec l’offre. Sa seule publication ne remplace pas un accord antérieur.
Le traitement dure tant qu’Axentrio fournit le service concerné au client, puis uniquement pour la restitution, la suppression ou les obligations légales nécessaires. Axentrio peut être responsable indépendant pour sa facturation, l’administration professionnelle des comptes et ses propres finalités légales ; la politique de confidentialité s’y applique.
2. Objet, nature et personnes concernées
L’objet est l’assistance numérique aux clients : recevoir, stocker, comprendre et répondre aux messages, enregistrer le contexte et les prospects, faciliter la reprise humaine, traiter les rendez-vous et produire des analyses selon la formule et les instructions choisies. Cela peut nécessiter la consultation, l’organisation, la transmission aux sous-traitants engagés, l’export et la suppression des données.
Les personnes concernées sont les visiteurs, prospects, clients et contacts du client ainsi que les utilisateurs de son espace de travail. Les données peuvent comprendre les noms, coordonnées et adresses, identifiants de canal et session, contenus des messages, fichiers fournis, horodatages, notes, demandes de services, informations de rendez-vous et métadonnées associées. L’étendue effective dépend des fonctionnalités utilisées et des données traitées pour le client.
Les données sensibles et relatives à des infractions ne relèvent pas de la prestation ordinaire sans instructions distinctes appropriées, base juridique et accords de sécurité. Le client limite les données au nécessaire.
3. Instructions documentées
Axentrio ne traite les données que sur les instructions documentées du client : service convenu, canaux, agenda, base de connaissances, instructions et demandes de support autorisées. Cela vaut aussi pour les transferts hors EEE. Si la loi impose un autre traitement, Axentrio informe préalablement le client, sauf interdiction légale pour des motifs importants.
Si une instruction paraît contraire au droit de la protection des données, Axentrio en informe immédiatement le client et cherche une solution licite. Axentrio n’utilise pas les conversations ou données clients pour son propre entraînement ou affinage de modèles d’IA et ne vend pas les données traitées sur instruction à ses propres fins.
Le client détermine les finalités et la base juridique, informe correctement les personnes et assure la licéité des instructions et de la communication des données. Axentrio conserve ses propres obligations de sous-traitant.
4. Confidentialité et sécurité
Axentrio veille à ce que les personnes autorisées à traiter les données sous son autorité soient tenues à la confidentialité ou à une obligation légale appropriée de secret. L’accès est limité à la tâche et retiré lorsqu’il n’est plus nécessaire.
Les parties mettent en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées à la nature, l’étendue, le contexte, les finalités et les risques : gestion des accès, connexions sécurisées, restauration, gestion des incidents et évaluation des mesures. Une mesure n’est pas une promesse de sécurité absolue.
La configuration confirmée comprend l’hébergement de l’application, de la base de données et de ses sauvegardes chez Hetzner en Allemagne, l’authentification à deux facteurs obligatoire pour les superadmins, la journalisation de leurs consultations et modifications, des sauvegardes de restauration et des délais de conservation configurés. Les superadmins et l’assistance technique directe interviennent depuis la Belgique. Cette liste ne signifie pas que chaque service externe fonctionne uniquement en Allemagne.
5. Services et sous-traitants ultérieurs
Le client donne une autorisation écrite générale pour les sous-traitants nécessaires au service convenu, sous réserve des droits d’information et d’opposition ci-dessous. La liste fonctionnelle actuelle comprend Hetzner pour l’hébergement et les sauvegardes, OpenAI pour l’IA et Resend pour les e-mails de réservation. Clerk facilite les e-mails de compte et Combell les boîtes de support ; leur rôle dépend du traitement concret.
Meta, Google et Microsoft fournissent les connexions aux canaux et agendas directement choisis par le client. Ils peuvent être responsables indépendants pour leurs propres services. Connecter un canal n’autorise pas une transmission illimitée à tous les fournisseurs. ChatGPT Sites héberge le site commercial distinct, pas la base de données des clients.
Axentrio met à disposition l’identité, le rôle et le lieu de traitement pertinents des sous-traitants engagés. Avant un ajout ou remplacement prévu, Axentrio informe le client afin qu’il puisse s’opposer pour des motifs raisonnables de protection des données avant l’entrée en vigueur du changement. Les parties cherchent une solution adaptée ; à défaut, les possibilités appropriées de résiliation du service concerné s’appliquent sans limiter les droits légaux du client.
Axentrio impose au sous-traitant ultérieur des obligations équivalentes de protection des données et reste responsable envers le client de leur exécution. L’accès effectif des intervenants techniques externes doit aussi être correctement encadré ; la nature technique du travail ne soustrait pas un fournisseur à ces obligations.
6. Transferts et OpenAI
Pour les transferts hors EEE, Axentrio assure une instruction valable et les garanties exigées par le chapitre V RGPD : décision d’adéquation applicable ou clauses contractuelles types avec les mesures supplémentaires nécessaires. Une simple référence au fournisseur ne remplace pas l’évaluation. Le client peut demander les informations pertinentes et la preuve des garanties.
Axentrio utilise directement l’API OpenAI avec Zero Data Retention approuvé et actif pour le projet. Aucune région de données OpenAI spécifique n’est configurée. Les limites et exceptions propres aux fonctionnalités décrites par OpenAI restent pertinentes. Le service ne peut être présenté comme une garantie universelle de zéro stockage ou de traitement exclusivement européen.
7. Droits des personnes et assistance
Compte tenu de la nature du traitement, Axentrio aide le client, par des mesures appropriées, à traiter les demandes des personnes concernées. Une demande reçue directement sur des données dont le client est responsable lui est transmise sans retard injustifié, sauf exigence légale contraire. Axentrio répond sur le fond selon les instructions du client et ne communique pas de données sans contrôles adaptés.
Les demandes de support concernant l’export et la suppression sont actuellement traitées manuellement à support@axentrio.com. Pour une demande relative au compte, nous sollicitons une confirmation préalable via l’adresse liée et vérifions l’habilitation pertinente. Ce contrôle ne peut entraver inutilement l’exercice des droits légaux.
L’aide manuelle à l’export est gratuite. Le délai dépend de la demande et du volume, sous réserve des délais légaux applicables. Axentrio aide également le client à respecter les obligations de sécurité, d’analyse d’impact et de consultation préalable, compte tenu de la nature du traitement et des informations disponibles.
8. Violations de données personnelles
Axentrio informe le client d’une violation concernant les données traitées sur instruction sans retard injustifié après en avoir pris connaissance. Dans la mesure disponible, la notification précise la nature de l’incident, les données et personnes concernées, les conséquences probables, les mesures prises ou proposées et un contact. Les informations manquantes peuvent suivre par étapes sans retard inutile.
Axentrio limite les conséquences, préserve soigneusement les éléments d’enquête nécessaires et aide le client à évaluer et effectuer les notifications éventuelles aux autorités ou personnes concernées. Le délai légal du responsable n’est pas remplacé par une attente choisie par Axentrio. La communication externe est coordonnée dans la mesure permise par la loi.
9. Information et contrôle
Axentrio met à disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect de cet accord et permet et soutient les audits, dont les inspections réalisées par le client ou un auditeur mandaté. Des modalités adaptées protègent les autres clients, les informations de sécurité et les contenus confidentiels sans exclure le droit légal de contrôle.
Les parties coordonnent raisonnablement les modalités pratiques selon le risque, le motif du contrôle et la documentation pertinente existante. Les pouvoirs des autorités de contrôle ne sont pas limités.
10. Restitution, suppression et conservation
À la fin du traitement, Axentrio restitue ou efface les données traitées sur instruction, au choix du client, et efface les copies existantes sauf obligation légale de conservation. Les règles légales de changement de fournisseur et de récupération restent applicables. Le registre des exports dans les conditions générales décrit les exports .txt, CSV et Excel existants et la procédure pour les autres données ; il ne limite pas les droits aux seuls boutons standard.
Délais ordinaires : conversations douze mois depuis le dernier message ; prospects sans relation douze mois sans interaction réelle ; rendez-vous effectués douze mois après leur date et rendez-vous annulés douze mois après l’annulation. Un message automatique de l’entreprise ne recommence pas le délai d’un prospect. Les données nécessaires à un devis, une relation, une commande ou une garantie en cours ne sont conservées que tant que la finalité existe, puis réexaminées.
Les sauvegardes de restauration sont conservées trente jours au maximum depuis leur création. Les données qui y restent après suppression de l’environnement actif ne sont pas réutilisées pour le service ordinaire ; l’instruction de suppression doit être réappliquée lors d’une restauration. Les journaux superadmin suivent douze mois par action. Seules les preuves nécessaires à un incident, litige ou devoir légal concret sont conservées séparément avec accès restreint et réexamen.
L’effacement des données opérationnelles de la plateforme n’annule pas les rendez-vous futurs déjà réservés dans l’agenda externe du client. La fonctionnalité de suppression autonome avec trente jours d’attente reste en développement et ne limite pas ces obligations de sous-traitance.
11. Priorité et contact
En cas de conflit sur le traitement des données personnelles, cet accord prévaut sur les conditions commerciales générales, sous réserve du droit applicable et des clauses valables de transfert. Une restriction de fonctionnalité commerciale ou un compte gratuit ne supprime pas les droits légaux ni ces obligations. Assistance données : support@axentrio.com. Questions de confidentialité à Axentrio : info@axentrio.com.