1. Qui est responsable ?
Achraf Lamrani Makhloufi CommV, opérant sous le nom Axentrio, Passtraat 248/B, 9100 Sint-Niklaas, Belgique, numéro d’entreprise 0789.355.217 et TVA BE0789355217, est responsable de son propre site, de ses contacts commerciaux, de l’administration des comptes et abonnements et de ses propres finalités de sécurité. Contact confidentialité : info@axentrio.com. Assistance relative aux données du compte : support@axentrio.com.
Lorsqu’une entreprise utilise Axentrio pour aider ses clients, elle détermine pourquoi elle traite leurs données. Axentrio les traite sur ses instructions conformément à l’accord de sous-traitance. Si vous avez parlé avec l’assistant d’une autre entreprise, contactez d’abord cette entreprise. Nous aidons à orienter une demande mal adressée vers le bon responsable.
2. Quelles données recevons-nous ?
Lors d’un contact direct, nous recevons les informations que vous fournissez : nom, entreprise, adresse e-mail professionnelle, question et éventuels fichiers. Les données de compte comprennent les informations d’utilisateur et d’entreprise, la TVA et la facturation, l’abonnement, le statut de paiement et les communications pertinentes. Les données de paiement sont traitées via Stripe.
Les conversations et réservations peuvent impliquer le contenu des messages, les coordonnées, le canal, l’expéditeur, les horodatages, résumés de conversation, demandes, notes et données de rendez-vous. Les données nécessaires dépendent de l’entreprise et du service. Les canaux et agendas connectés ainsi que les utilisateurs autorisés peuvent les fournir. Pour les autres événements occupés de l’agenda, l’intégration décrite utilise la date et l’heure afin de déterminer les indisponibilités.
La fourniture et la sécurité des services impliquent aussi des données techniques : réseau, appareil, connexion, identifiants de session et journaux de sécurité. La politique relative aux cookies décrit le stockage dans votre navigateur. Ne fournissez pas de données inutiles à votre demande, comme des mots de passe, données de carte bancaire ou informations sensibles de dossier.
3. Finalités et bases juridiques
Répondre aux questions, traiter une demande d’entretien et fournir un compte ou abonnement : mesures précontractuelles ou exécution du contrat lorsque vous en êtes partie. Pour les contacts avec les collaborateurs d’un client professionnel, nous nous fondons sur notre intérêt légitime à communiquer et fournir le service.
Facturation et administration obligatoire : respect des obligations légales applicables. Sécurité, enquête sur des incidents et établissement ou défense de droits concrets : intérêts légitimes, après examen de la nécessité et de vos droits. Les données sont limitées aux besoins de la finalité concernée.
Le traitement des conversations pour votre entreprise suit vos instructions documentées et votre base juridique en tant que responsable. Axentrio n’utilise pas ces contenus pour entraîner ou affiner lui-même des modèles d’IA. Lorsqu’un consentement est nécessaire, nous le demandons séparément et vous pouvez le retirer. Accepter des conditions ne vaut pas consentement à la publicité.
Les données obligatoires de compte et de facturation sont nécessaires au service concerné. Sans informations suffisantes, nous pouvons être incapables de traiter une question, une réservation ou un compte. Le formulaire actuel prépare un e-mail localement ; son contenu ne nous est transmis que lorsque vous l’envoyez vous-même.
4. L’assistant numérique et OpenAI
L’assistant utilise l’IA pour comprendre les messages et formuler des réponses. Axentrio utilise directement l’API OpenAI. Le contenu et le contexte pertinent nécessaires à la tâche sont transmis à ce service. Axentrio dispose de Zero Data Retention approuvé et actif pour son projet OpenAI. Aucune région de données OpenAI spécifique n’est configurée.
Zero Data Retention limite la conservation pour les fonctions API admissibles et exclut le contenu client des journaux habituels de surveillance des abus. Ce n’est pas une garantie générale que chaque fonction, cache ou situation exceptionnelle fonctionne sans aucune conservation. La documentation officielle en explique les limites. Cela ne signifie pas non plus que tout traitement a lieu en Allemagne.
L’assistant facilite les réponses, prospects et réservations ; vous pouvez demander une aide humaine. Les démonstrations fictives de ce site ne sont pas de vraies réservations clients. Utiliser l’assistant ne vaut pas consentement à des décisions en dehors de l’objet de votre demande.
5. Quels services interviennent ?
Hetzner héberge l’application Axentrio, la base de données de la plateforme et ses sauvegardes en Allemagne. OpenAI assure le traitement direct par IA. Stripe gère les paiements d’abonnement. Resend envoie les e-mails de réservation. Clerk envoie les e-mails d’inscription et de récupération de mot de passe. Combell héberge actuellement les boîtes info@axentrio.com et support@axentrio.com.
Facebook Messenger, Instagram et WhatsApp sont connectés directement via Meta ; les agendas directement via Google ou Microsoft. Seuls les services choisis et connectés concernent votre utilisation. Ces fournisseurs peuvent également être responsables indépendants pour leurs propres finalités, comme la gestion des comptes ou la sécurité, selon leurs conditions.
Le site commercial est hébergé séparément via ChatGPT Sites. Google Fonts fournit les polices. Le chat peut charger la bibliothèque Socket.IO depuis son réseau de distribution ; le fournisseur reçoit les données techniques de connexion nécessaires au téléchargement. Sentry sert à surveiller les erreurs ; la configuration vise à ne pas transmettre les adresses e-mail, adresses IP ou contenus de conversation des clients. GitHub sert au développement, pas au stockage des conversations clients.
Des personnes autorisées peuvent consulter les données lorsque cela est nécessaire au service, au support ou à la sécurité. Selon la configuration actuelle, les accès superadmin et l’assistance technique directe ont lieu depuis la Belgique. Une base juridique ou obligation légale peut aussi imposer une transmission aux autorités compétentes ; il n’existe pas d’accès général illimité aux conversations clients.
6. Lieux de traitement et transferts internationaux
L’hébergement en Allemagne concerne l’application Axentrio, la base de données et ses sauvegardes. Les services externes disposent de leurs propres infrastructures et organisations internationales. Un service ou compte européen ne signifie pas automatiquement que tous les traitements restent dans l’Espace économique européen.
Les transferts hors EEE doivent bénéficier des garanties applicables : une décision d’adéquation valable couvrant le destinataire ou des garanties contractuelles appropriées, comme les clauses contractuelles types européennes, avec des mesures supplémentaires si nécessaire. Les documents contractuels notamment d’OpenAI, Stripe, Clerk et Resend décrivent leurs mécanismes de transfert. La base applicable dépend du service, du destinataire et du transfert. Vous pouvez demander des informations ou une copie des garanties pertinentes à info@axentrio.com, sous réserve de protéger les informations confidentielles.
7. Combien de temps conservons-nous les données ?
Conversations clients : douze mois après le dernier message, puis suppression ou anonymisation réellement irréversible. Prospects sans relation en cours : douze mois sans véritable interaction. Un message automatique émis par l’entreprise ne recommence pas ce délai.
Rendez-vous effectués : douze mois après la date du rendez-vous. Rendez-vous annulés : douze mois après l’annulation. Pour les contacts via notre formulaire et notre propre chat sans relation client : douze mois calendaires sans contact substantiel.
Pour un devis, une commande, une relation client ou une garantie en cours, seules les données nécessaires sont conservées tant que la finalité existe. Une nouvelle interaction ne prolonge pas automatiquement chaque ancienne conversation ou chaque ancien rendez-vous. Un compte gratuit ne signifie pas un stockage illimité.
Sauvegardes de restauration : trente jours au maximum après leur création. Journaux superadmin : douze mois à partir de l’action enregistrée. Pour un incident ou litige concret, seules les preuves pertinentes nécessaires sont conservées séparément plus longtemps, avec accès restreint, motif documenté et réexamen.
Factures, comptabilité des paiements, preuve d’acceptation et autres pièces légalement requises suivent leurs obligations de conservation. La durée dépend notamment du type de pièce, de l’exercice concerné et des éventuelles réclamations en cours. Ces archives sont distinguées des conversations ordinaires. Les données devenues inutiles et ne relevant d’aucune exception valable ne sont pas conservées indéfiniment.
8. Accès et sécurité
L’authentification à deux facteurs est obligatoire pour les comptes superadmin. La plateforme enregistre quel superadmin consulte ou modifie des données clients. L’accès doit rester limité aux besoins de la tâche. Les journaux servent notamment aux enquêtes sur incidents et suivent la conservation décrite ci-dessus.
Ces mesures ne garantissent pas l’absence de tout risque. Un incident est soumis aux obligations applicables d’enquête, de protection et de notification. Les clients doivent également gérer soigneusement leurs accès, canaux et agendas connectés.
9. Vos droits et les délais
Selon les conditions applicables, vous disposez des droits d’accès, rectification, effacement, limitation, portabilité et opposition. Vous pouvez vous opposer au traitement fondé sur des intérêts légitimes, et toujours au marketing direct. Lorsque le traitement repose sur le consentement, vous pouvez le retirer sans remettre en cause le traitement antérieur licite.
Pour les traitements propres à Axentrio : info@axentrio.com. Pour l’assistance relative aux données de plateforme : support@axentrio.com. Nous ne demandons que les informations raisonnablement nécessaires pour vérifier l’identité et l’habilitation. Un export ou une suppression de compte professionnel fait l’objet d’une confirmation préalable via l’adresse associée. Si cette voie est inutilisable, nous examinons une vérification alternative raisonnable ; l’absence de connexion au compte n’exclut pas automatiquement une demande légale.
Pour les demandes RGPD, nous répondons sans retard injustifié et en principe dans le mois suivant leur réception. Si la complexité ou le nombre de demandes le justifie, ce délai peut être prolongé de deux mois au maximum ; la prolongation et ses motifs doivent être communiqués dans le premier mois. Le volume variable d’un export ordinaire ou un délai prévu pour le compte ne supprime pas ces échéances légales.
L’exercice des droits légaux est en principe gratuit et ne nécessite pas d’abonnement payant. L’aide manuelle à l’export est gratuite. Les droits ne sont pas absolus : conservation légale, droits d’autrui ou autres exceptions applicables peuvent intervenir. En cas de refus, nous expliquons les motifs et les possibilités de réclamation ou de recours judiciaire.
10. Export et suppression du compte
Les conversations s’exportent en .txt et les prospects en CSV ou Excel. Contactez le support pour des données supplémentaires. Le délai ordinaire dépend de la demande et du volume ; les délais légaux restent applicables. Il n’existe pas d’export distinct des réservations, tandis que les rendez-vous figurent aussi dans l’agenda connecté.
La suppression complète du compte via les paramètres est encore en développement. Les conditions générales expliquent le délai prévu de trente jours, le bouton distinct de réactivation et les conséquences pour l’abonnement. Les droits existants à l’effacement peuvent déjà être exercés via les adresses de contact. Une suppression sur la plateforme Axentrio n’annule pas les rendez-vous futurs déjà réservés dans un agenda externe. Les sauvegardes et archives légales nécessaires suivent leurs règles distinctes.
11. Questions, réclamations et modifications
Pour toute question : info@axentrio.com. Vous pouvez aussi déposer une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, Belgique, via autoriteprotectiondonnees.be. Les autres autorités compétentes et juridictions restent accessibles selon les règles applicables.
Cette politique décrit les traitements pour la version indiquée. Nous la mettons à jour en cas de changement pertinent et informons les personnes lorsque nécessaire. Une nouvelle politique de confidentialité ne modifie pas automatiquement les conditions contractuelles.