1. Prestataire et public concerné
Axentrio est un nom commercial de Achraf Lamrani Makhloufi CommV, Passtraat 248/B, 9100 Sint-Niklaas, Belgique, numéro de TVA BE0789355217. L’offre s’adresse aux entreprises en Belgique disposant d’un numéro de TVA actif, vérifié lors de l’inscription. Avant de commencer : info@axentrio.com. Pour votre compte, la facturation et l’assistance : support@axentrio.com.
2. Formules et prix
Essential coûte 69,99 € par mois ou 699,90 € par an. Pro coûte 149,99 € par mois ou 1 499,90 € par an. Enterprise commence à 299,99 € par mois ou 2 999,90 € par an. Le montant total applicable est affiché avant l’achat. Enterprise peut être souscrit directement en ligne.
Toutes les formules payantes comprennent les questions clients via le site, Facebook Messenger, Instagram et WhatsApp Business, une boîte de réception, la reprise humaine, la collecte et l’export de prospects. Essential comprend des analyses de base. Pro ajoute des analyses plus détaillées, les réservations, un agenda Google ou Microsoft actif par assistant et une aide numérique dans la plateforme. Enterprise offre un volume de réponses supérieur, des analyses plus approfondies et des automatisations adaptées aux processus métier du client. Le tarif final dépend des automatisations souhaitées. Les extensions prévues ne font partie de l’offre qu’une fois leur disponibilité et leurs conditions annoncées.
3. Essai Pro et premier paiement
L’essai Pro dure quatorze jours. Un moyen de paiement est obligatoire. Aucun frais d’abonnement n’est facturé pendant l’essai. Celui-ci comprend 1 000 réponses au total. Une fois ce volume épuisé, l’assistant se met en pause, sans paiement anticipé ni achat automatique. La plateforme affiche votre consommation et la date de fin.
Sans modification ou résiliation avant cette date, un abonnement Pro mensuel à 149,99 € démarre automatiquement. Une autre formule ou un paiement annuel nécessite votre choix. Des e-mails vous rappellent la fin de l’essai. Le premier mois payant constitue un nouveau mois complet avec un nouveau volume mensuel. Par exemple, un essai du 1er au 15 octobre est suivi d’un premier mois payant commençant le 15 octobre, puis du mois suivant le 15 novembre.
4. Paiement et renouvellement
Votre abonnement est facturé mensuellement ou annuellement selon votre choix et se renouvelle pour la même durée tant que vous ne le résiliez ou ne le modifiez pas à temps. En paiement annuel, vous payez d’avance le prix de dix mois pour douze mois d’accès. L’équivalent mensuel affiché est arrondi et ne constitue pas une facture mensuelle pour un abonnement annuel.
Le volume de réponses se renouvelle chaque mois d’abonnement à la date anniversaire de paiement, même avec un paiement annuel. Les réponses incluses et supplémentaires inutilisées expirent à la fin de chaque mois d’abonnement.
5. Décompte des réponses
Une réponse correspond à une réponse de l’assistant numérique à un message client. Une conversation peut comporter plusieurs réponses. Le volume mensuel est partagé dans l’espace de travail entre tous les canaux et assistants connectés. Les réponses manuelles, l’extraction interne de données, les analyses et l’aide numérique dans la plateforme ne sont pas comptabilisées.
Essential comprend 2 000 réponses par mois d’abonnement, Pro 5 000 et Enterprise 10 000. Une alerte à 80 % intervient respectivement à 1 600, 4 000 et 8 000 réponses utilisées. Elle apparaît dans la plateforme et par e-mail, avec le volume restant et la date de renouvellement.
6. Réponses supplémentaires et épuisement du volume
Un lot de 1 000 réponses supplémentaires coûte 10 €. Plusieurs lots peuvent être achetés. Le prix et la date exacte d’expiration sont affichés avant l’achat. Les réponses supplémentaires sont valables uniquement jusqu’à la fin du mois d’abonnement en cours. Tout supplément nécessite un achat explicite ; aucun achat supplémentaire n’est automatique.
Lorsque tout le volume inclus et acheté est épuisé, l’assistant se met en pause, y compris pendant une conversation. La boîte de réception reste disponible pour répondre manuellement. L’assistant peut reprendre après l’achat de réponses, le passage à une formule supérieure procurant du volume disponible ou le renouvellement mensuel. Pour une formule adaptée, contactez support@axentrio.com.
7. Changement de formule
Le passage à une formule supérieure prend effet immédiatement. La différence de prix est calculée au prorata de la période mensuelle ou annuelle restante. Le volume déjà utilisé continue de compter dans la nouvelle limite, plus élevée. Le passage à une formule inférieure prend effet à la fin de la période payée en cours. Vérifiez le montant et la date d’effet affichés avant de confirmer.
8. Résiliation et compte gratuit
Vous pouvez résilier pour la fin de la période mensuelle ou annuelle en cours. Les fonctions payantes restent disponibles jusque-là, dans la limite du volume restant. Une résiliation ne donne pas automatiquement droit au remboursement des mois inutilisés d’un abonnement annuel. Les droits légaux applicables restent préservés.
Un compte gratuit conserve ensuite vos réglages et une boîte de réception active dans le navigateur sur ordinateur et mobile. Vous pouvez recevoir, consulter, gérer, exporter les conversations et répondre manuellement. L’assistant numérique est désactivé. Aucun nouveau prospect n’est collecté et la liste et l’export des prospects sont inaccessibles. Une réactivation ne rétablit que les données encore conservées licitement à ce moment. Les données supprimées ne sont pas reconstituées.
9. Échec d’un paiement
Un échec de paiement vous est signalé immédiatement. Vous disposez d’un délai de régularisation de trois jours. Pendant ce délai, l’assistant fonctionne tant qu’un volume de réponses reste disponible. Si le paiement n’est pas régularisé, l’assistant se met en pause. Votre compte n’est pas supprimé pour cette raison.
10. Canaux, agendas et réservations
Les conditions de connexion affichées et les éventuels frais externes s’appliquent aux canaux tiers. La prise en charge de chaque numéro WhatsApp, la coexistence avec l’application WhatsApp Business ou la gratuité des services externes ne sont pas garanties de manière générale.
Les réservations sont disponibles dès Pro. Un agenda Google Calendar ou Microsoft Outlook peut être connecté activement par assistant. Seules les périodes occupées de l’agenda sélectionné contribuent à la disponibilité ; les agendas privés ou de collaborateurs distincts ne sont pas automatiquement fusionnés. Les modifications des rendez-vous Axentrio connectés sont récupérées environ toutes les cinq minutes. Seules les dates et heures des événements externes servent à déterminer les périodes occupées. Apple et CalDAV ne font pas partie de l’offre initiale. Les comptes Microsoft personnels ne permettent pas de rendez-vous Teams.
Vous choisissez pour chaque service la confirmation automatique ou l’approbation préalable. Le déplacement et l’annulation peuvent être autorisés automatiquement, soumis à une demande ou interdits ; la demande est le réglage par défaut. Un rendez-vous demandé n’est pas encore confirmé. Les horaires, règles de réservation et périodes occupées restent applicables. Les e-mails de confirmation dès Pro ne sont pas des rappels de rendez-vous.
11. Assistance et responsabilité
Chaque formule payante comprend une première réponse de l’assistance sous un jour ouvrable. Cela ne garantit pas la résolution de chaque problème dans ce délai. L’offre comprend des étapes guidées dans la plateforme, sans durée d’installation fixe ni appel vidéo personnel inclus promis.
L’entreprise tient à jour ses informations, disponibilités et instructions et vérifie les réponses et rendez-vous importants. Axentrio reste responsable de ses propres obligations. La responsabilité et une éventuelle indemnisation sont déterminées selon le droit applicable. Aucun plafond général de responsabilité ni montant forfaitaire automatique de dommages n’est fixé à l’avance.
12. Changements de prix pour les clients existants
Une hausse de prix est annoncée par e-mail au moins trente jours à l’avance, avec son motif valable, le nouveau prix et la date d’effet. Le nouveau prix ne s’applique qu’au premier renouvellement mensuel ou annuel après l’écoulement de ce délai complet. Une période déjà payée reste inchangée et aucune somme n’est facturée rétroactivement. Vous pouvez résilier avant le renouvellement pour éviter la nouvelle période payante.
13. Données après modification ou fin de l’abonnement
Un compte gratuit ne justifie pas une conservation illimitée. Les conversations sont supprimées ou anonymisées de façon réellement irréversible douze mois après le dernier message. Pour les prospects sans relation en cours, le délai est de douze mois sans interaction réelle ; un message automatique de l’entreprise ne le relance pas. Les rendez-vous terminés sont conservés douze mois à partir de leur date, et les rendez-vous annulés douze mois à partir de l’annulation. Les sauvegardes de restauration subsistent au maximum trente jours après leur création.
Pour un devis, une commande, une relation client ou une garantie en cours, seules les données nécessaires sont conservées tant que leur finalité l’exige. Les factures, preuves d’acceptation et autres preuves légalement nécessaires suivent leurs propres obligations de conservation appropriées. Pour un litige concret, seules les preuves pertinentes nécessaires peuvent être conservées séparément, avec accès limité et réévaluation. Une nouvelle interaction ne prolonge pas automatiquement chaque ancienne conversation ou réservation.
Un module prospects fermé ou un compte gratuit ne restreint pas vos droits légaux sur les données ni les droits applicables d’export, de changement de prestataire ou de résiliation. Contactez support@axentrio.com. Une réactivation payante n’est pas une condition pour exercer vos droits légaux sur les données.
14. Aide à l’export et suppression du compte
Les conversations s’exportent en .txt et les prospects en CSV ou Excel (.xlsx). Il n’existe pas d’export distinct des réservations ; les rendez-vous figurent aussi dans votre agenda connecté. L’aide manuelle à l’export via support@axentrio.com est gratuite. Le délai dépend de la demande et du volume. Les droits et délais légaux restent applicables. Un export ou une suppression de compte fait l’objet d’une confirmation préalable via l’adresse e-mail associée.
La suppression complète du compte depuis les paramètres est encore en développement. Les conditions générales décrivent le délai prévu de trente jours, la mise en pause immédiate de l’assistant, l’arrêt du renouvellement et le bouton distinct de réactivation. Cette procédure prévue diffère d’une résiliation ordinaire. La politique de confidentialité et l’accord de sous-traitance régissent le traitement des données concerné.