1. Wie is verantwoordelijk?
Achraf Lamrani Makhloufi CommV, handelend als Axentrio, Passtraat 248/B, 9100 Sint-Niklaas, België, ondernemingsnummer 0789.355.217 en btw BE0789355217, is verantwoordelijk voor de eigen website, commerciële contacten, account- en abonnementsadministratie en de eigen beveiligingsdoeleinden. Contact voor privacy: info@axentrio.com. Voor hulp bij accountgegevens: support@axentrio.com.
Wanneer een onderneming Axentrio gebruikt om haar klanten te helpen, bepaalt die onderneming waarom zij klantgegevens verwerkt. Axentrio verwerkt die gegevens in haar opdracht volgens de verwerkersovereenkomst. Heb je met de assistent van een andere onderneming gesproken, richt je verzoek dan in eerste instantie aan die onderneming. Een verkeerd gericht verzoek helpen wij naar de juiste verantwoordelijke te brengen.
2. Welke gegevens ontvangen we?
Bij rechtstreeks contact ontvangen we de gegevens die je verstrekt, zoals naam, bedrijf, zakelijk e-mailadres, je vraag en eventuele bestanden. Bij een account gaat het om gebruikers- en bedrijfsgegevens, btw- en facturatiegegevens, abonnement, betalingsstatus en relevante communicatie. Betaalgegevens worden via Stripe verwerkt.
Bij gesprekken en boekingen kunnen berichtinhoud, contactgegevens, kanaal, afzender, tijdstippen, gesprekssamenvattingen, klantvragen, notities en afspraakgegevens worden verwerkt. Welke gegevens nodig zijn, hangt af van de onderneming en dienst. De gekoppelde kanalen, agenda’s en bevoegde gebruikers kunnen die gegevens aanleveren. Bij externe bezette agenda-afspraken gebruikt de beschreven koppeling datum en tijd om bezette momenten te bepalen.
Voor het leveren en beveiligen van online diensten worden ook technische gegevens verwerkt, zoals netwerk- en apparaatinformatie, verbindingsgegevens, sessie-identificatie en beveiligingslogboeken. De cookieverklaring beschrijft de opslag in je browser. Geef geen gegevens door die niet nodig zijn voor je vraag, zoals wachtwoorden, betaalkaartgegevens of gevoelige dossierinhoud.
3. Doelen en rechtsgronden
Vragen beantwoorden, een kennismaking behandelen en een account of abonnement uitvoeren: voorbereiding of uitvoering van een overeenkomst wanneer je zelf partij bent. Voor contacten met medewerkers van een zakelijke klant steunen we op ons gerechtvaardigd belang bij zakelijke communicatie en dienstverlening.
Facturatie en verplichte administratie: naleving van toepasselijke wettelijke verplichtingen. Beveiliging, incidentonderzoek en het vaststellen of verdedigen van concrete aanspraken: gerechtvaardigde belangen, met een afweging van noodzaak en jouw rechten. Noodzakelijke gegevens worden daarbij beperkt tot het betreffende doel.
De verwerking van klantgesprekken in opdracht van jouw onderneming volgt jouw gedocumenteerde instructies en rechtsgrond als verantwoordelijke. Axentrio gebruikt die inhoud niet om zelf AI-modellen te trainen of verder te trainen. Voor verwerkingen waarvoor toestemming nodig is, vragen we die afzonderlijk en kun je ze intrekken. Toestemming voor reclame volgt niet uit de aanvaarding van voorwaarden.
Verplichte account- en facturatiegegevens zijn nodig om de betreffende dienst te leveren. Zonder voldoende informatie kunnen we een vraag, boeking of account mogelijk niet afhandelen. Het huidige websiteformulier bereidt een e-mail lokaal voor; de inhoud wordt pas naar ons verstuurd wanneer je die e-mail zelf verzendt.
4. De digitale assistent en OpenAI
De assistent gebruikt AI om berichten te begrijpen en antwoorden te formuleren. Daarvoor gebruikt Axentrio rechtstreeks de OpenAI API. De inhoud en relevante context die voor de opdracht nodig zijn, worden aan die dienst doorgegeven. Axentrio heeft voor zijn OpenAI-project goedgekeurde en actieve Zero Data Retention. Er is geen specifieke OpenAI-gegevensregio ingesteld.
Zero Data Retention beperkt de bewaring bij de daarvoor geschikte API-functies en sluit klantinhoud uit de gebruikelijke misbruiklogboeken uit. Het is geen algemene garantie dat iedere API-functie, cache of uitzonderingssituatie zonder enige bewaring werkt. De officiële documentatie beschrijft de grenzen. Het betekent ook niet dat alle verwerking in Duitsland plaatsvindt.
De assistent ondersteunt antwoorden, leads en boekingen; je kunt menselijke hulp vragen. Fictieve demonstraties op deze website zijn geen echte klantboekingen. Gebruik van de assistent is geen toestemming voor beslissingen buiten het doel van je vraag.
5. Welke diensten zijn betrokken?
Hetzner host de Axentrio-applicatie, de platformdatabase en de databaseback-ups in Duitsland. OpenAI levert de rechtstreekse AI-verwerking. Stripe behandelt abonnementsbetalingen. Resend verzorgt boekingsmails. Clerk verzorgt accountregistratie- en wachtwoordherstelmails. Combell host momenteel de mailboxen info@axentrio.com en support@axentrio.com.
Koppelingen met Facebook Messenger, Instagram en WhatsApp verlopen rechtstreeks via Meta; agendakoppelingen rechtstreeks via Google of Microsoft. Alleen de gekozen en gekoppelde diensten zijn relevant voor jouw gebruik. Die aanbieders kunnen voor eigen doeleinden, zoals accountbeheer of beveiliging, ook zelfstandig verantwoordelijk zijn volgens hun voorwaarden.
De marketingwebsite wordt afzonderlijk gehost via ChatGPT Sites. Lettertypen worden door Google Fonts geleverd. De chat kan de Socket.IO-codebibliotheek van haar distributienetwerk laden; daarbij ontvangt de aanbieder de voor het downloaden benodigde technische verbindingsgegevens. Sentry wordt voor foutmonitoring gebruikt; de inrichting is bedoeld om geen e-mailadressen, IP-adressen of chatinhoud van klanten mee te sturen. GitHub dient voor ontwikkeling en niet voor opslag van klantgesprekken.
Bevoegde personen kunnen gegevens bekijken wanneer dat nodig is voor dienstverlening, support of beveiliging. Superadmintoegang en rechtstreekse technische ondersteuning vinden volgens de huidige inrichting vanuit België plaats. Een verwerkingsgrond of wettelijke verplichting kan daarnaast verstrekking aan bevoegde instanties vereisen; er is geen algemene vrije toegang tot klantgesprekken.
6. Locaties en internationale doorgiften
De hosting in Duitsland betreft de Axentrio-applicatie, database en bijbehorende back-ups. Externe diensten hebben eigen infrastructuur en internationale organisaties. Gebruik van een Europese dienst of account betekent niet automatisch dat alle verwerking binnen de Europese Economische Ruimte blijft.
Voor doorgiften buiten de EER moeten de toepasselijke waarborgen gelden: een geldig adequaatheidsbesluit voor de betrokken ontvanger of passende contractuele waarborgen, zoals de Europese standaardcontractbepalingen, met aanvullende maatregelen waar nodig. De contractdocumenten van onder meer OpenAI, Stripe, Clerk en Resend beschrijven hun doorgifteregelingen. De toepasselijke grond hangt af van de dienst, ontvanger en doorgifte. Via info@axentrio.com kun je informatie of een kopie van relevante waarborgen vragen, met bescherming van vertrouwelijke gegevens.
7. Hoe lang bewaren we gegevens?
Klantgesprekken: twaalf maanden na het laatste bericht; daarna verwijderen of werkelijk onomkeerbaar anonimiseren. Prospects zonder lopende relatie: twaalf maanden zonder echte interactie. Een eigen automatisch bericht start die termijn niet opnieuw.
Afgeronde afspraken: twaalf maanden na de afspraakdatum. Geannuleerde afspraken: twaalf maanden na annulering. Voor contacten via het eigen websiteformulier en de eigen chat zonder klantrelatie geldt twaalf kalendermaanden zonder inhoudelijk contact.
Bij een lopende offerte, bestelling, klantrelatie of garantie blijven alleen de daarvoor noodzakelijke gegevens bewaard zolang het doel bestaat. Nieuwe interactie verlengt niet automatisch de bewaring van ieder oud gesprek of iedere oude afspraak. Een gratis account betekent geen onbeperkte opslag.
Herstelback-ups: maximaal dertig dagen vanaf hun aanmaak. Superadminlogboeken: twaalf maanden vanaf de gelogde handeling. Bij een concreet incident of geschil bewaren we alleen het relevante noodzakelijke bewijs afzonderlijk langer, met beperkte toegang, vastgelegde reden en herbeoordeling.
Facturen, betalingsadministratie, bewijs van aanvaarding en andere wettelijk vereiste stukken volgen hun toepasselijke bewaarplichten. De duur hangt onder meer af van het soort stuk, het betrokken boekjaar en eventuele lopende aanspraken. Deze administratie wordt onderscheiden van gewone klantgesprekken. Gegevens die niet langer nodig zijn en niet onder een geldige uitzondering vallen, worden niet onbeperkt bewaard.
8. Toegang en beveiliging
Voor superadminaccounts is tweestapsverificatie verplicht. Het platform houdt bij welke superadmin klantgegevens bekijkt of wijzigt. Toegang behoort beperkt te blijven tot wat voor de taak nodig is. De logboeken dienen onder meer voor incidentonderzoek en volgen de hierboven beschreven bewaring.
Deze maatregelen vormen geen garantie dat ieder risico is uitgesloten. Bij een gegevensincident gelden de toepasselijke onderzoeks-, beschermings- en meldverplichtingen. Klanten moeten hun eigen accounttoegang, gekoppelde kanalen en agenda’s eveneens zorgvuldig beheren.
9. Jouw rechten en termijnen
Afhankelijk van de toepasselijke voorwaarden heb je recht op inzage, verbetering, wissing, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigde belangen, en altijd tegen direct marketing. Waar toestemming de grondslag is, kun je die intrekken zonder de eerdere rechtmatige verwerking ongedaan te maken.
Voor de eigen verwerking door Axentrio: mail info@axentrio.com. Voor hulp bij platformgegevens: support@axentrio.com. Wij vragen alleen informatie die redelijkerwijs nodig is om je identiteit en bevoegdheid te controleren. Bij export of verwijdering van een zakelijk account vragen wij vooraf bevestiging via het gekoppelde e-mailadres. Als die route niet bruikbaar is, behandelen wij een redelijke alternatieve controle; een ontbrekende accountlogin sluit een wettelijk verzoek niet automatisch uit.
Voor AVG-verzoeken antwoorden we zonder onnodige vertraging en in beginsel binnen één maand na ontvangst. Indien de complexiteit of het aantal verzoeken dat rechtvaardigt, kan die termijn met maximaal twee maanden worden verlengd; de reden en verlenging moeten binnen de eerste maand worden meegedeeld. De wisselende omvang van een gewone export of een geplande accountwachttijd heft deze wettelijke termijnen niet op.
Uitoefening van wettelijke rechten is in beginsel gratis en vereist geen betaald abonnement. Handmatige exporthulp via support is gratis. Rechten zijn niet absoluut: wettelijke bewaring, rechten van anderen of andere toepasselijke uitzonderingen kunnen meespelen. Bij weigering geven we de reden en informeren we je over de mogelijkheden om een klacht in te dienen of naar de rechter te gaan.
10. Export en accountverwijdering
Gesprekken zijn exporteerbaar als .txt en leads als CSV of Excel. Voor aanvullende gegevens kun je support contacteren. De gewone afhandeltijd hangt af van de vraag en hoeveelheid gegevens; wettelijke termijnen blijven gelden. Een aparte boekingsexport is er niet, terwijl geboekte afspraken ook in je gekoppelde agenda staan.
Volledige accountverwijdering via de instellingen is nog in ontwikkeling. De algemene voorwaarden beschrijven de geplande wachttijd van dertig dagen, de afzonderlijke heractivatieknop en de gevolgen voor het abonnement. Bestaande rechten op gegevensverwijdering kun je nu al via de contactadressen uitoefenen. Verwijdering op het Axentrio-platform annuleert geen reeds geboekte toekomstige afspraken in een externe agenda. Back-ups en noodzakelijke wettelijke administratie volgen hun afzonderlijke regels.
11. Vragen, klachten en wijzigingen
Neem bij vragen contact op via info@axentrio.com. Je kunt ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, België, via gegevensbeschermingsautoriteit.be. Andere bevoegde toezichthouders en de rechter blijven bereikbaar volgens de toepasselijke regels.
Deze verklaring beschrijft de verwerking bij de vermelde versie. Bij relevante wijzigingen werken we haar bij en informeren we betrokkenen waar dat nodig is. Contractvoorwaarden worden niet automatisch gewijzigd door een nieuwe privacyverklaring.